Wann ist der richtige Zeitpunkt, Mitarbeitende über einen Nachfolgeprozess zu informieren? Die diplomatische Antwort lautet: Es kommt drauf an! Natürlich spielt die individuelle Situation des KMU, die Unternehmenskultur und weitere Faktoren eine wichtige Rolle, wann genau der richtige Zeitpunkt für die interne Kommunikation ist. Eine umsichtige, professionelle und wertschätzende Kommunikation ist auf jeden Fall ein Schlüsselfaktor für die gelungene Nachfolge. In diesem Artikel stehen die Mitarbeitenden im Mittelpunkt. Hierhin gehören sie auch, und darum kommt der sorgfältigen internen Kommunikation höchste Bedeutung zu. Nicht nur im Nachfolgeprozess, doch dann ganz besonders. Noch vor der Frage, wann der richtige Zeitpunkt für die interne Kommunikation eines Nachfolgeprozesses ist, stellen wir uns eine vorgelagerte Frage: Wann beginnen wir mit der Planung der internen Kommunikation?
Drei Fehler vermeiden
Um es gleich vorwegzunehmen: Die (interne) Kommunikation ist am besten aufgehoben, wenn sie vom ersten Gedanken an einen Nachfolgeprozess als Selbstverständlichkeit mit dabei ist. Die Kommunikation gehört zum Nachfolgeprozess wie Yin zu Yang, das Tonic zum Gin, der Käse zur Schweiz oder das Popcorn ins Kino. Wer Kommunikation unterlässt, bezahlt dies teuer – nämlich in einer Währung namens Vertrauen. Dies führt uns bereits zum Fehler Nr. 1: Gar nicht kommunizieren – vermeiden Sie das! Fast so fatal ist es, zufällig zu kommunizieren – Fehler Nr. 2. Kurz bevor die Nachfolge spruchreif ist, noch kurz überlegen, wen man jetzt alles informieren sollte und dann drauflosschiessen? Kommt meist nicht gut und ist schade für die sonst umsichtig geplante Nachfolge. Ein weiterer und der 3. Fehler ist es, die Kommunikation zu spät zu planen. Sobald bekannt wird, dass ein Verkauf oder Führungswechsel ansteht, hilft eine erste Standortbestimmung und Planung hinsichtlich Kommunikation. In dieser Vorbereitungsphase gilt es, die aktuelle Lage zu analysieren, kritische Themen, mögliche Fragen und Probleme zu erkennen und die betroffenen Anspruchsgruppen zu definieren.
Die Mitarbeitenden stehen immer ganz oben auf dieser Liste. Doch gibt es DEN Mitarbeiter / DIE Mitarbeiterin? Bereits hier lohnt es sich, zu differenzieren.
Es gibt mehrere Gruppen von Mitarbeitenden
Die Mitarbeitenden als pauschale Gruppe auf der Liste der Anspruchsgruppen aufzuführen, greift viel zu kurz. Da sind erst mal die Mitarbeitenden, die aufgrund ihrer Funktion lange bevor eine Nachfolge spruchreif ist, in den Prozess eingeweiht sind: Geschäftsleitung, HR, Kommunikation sind einige Beispiele. Ob eine Vertraulichkeitsvereinbarung nötig ist und in welcher Form, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Je nach Unternehmenskultur pflegt ein KMU auch einen intensiven Kontakt zu pensionierten und ehemaligen Mitarbeitenden. Und der Blick nach vorn: Wann und wie informieren wir die Mitarbeitenden, die bereits einen Vertrag unterzeichnet, aber noch nicht gestartet haben? Und wie gehen wir mit Mitarbeitenden um, die auch Aktionäre sind und umgekehrt – braucht dies besondere Aufmerksamkeit? Je näher der Tag X kommt, desto detaillierter müssen wir uns vorbereiten: Welche Reihenfolge? Wie erreichen wir abwesende Mitarbeitende? Wer informiert die Mitarbeitenden an externen Standorten oder in anderen Zeitzonen? Was braucht unser Empfang und Telefondienst, damit sie allfällige Fragen direkt beantworten können? Und sowieso: Auf welchen Kanälen und wann genau kommunizieren wir, damit wir unsere Ziele erreichen?
Das Resultat: Ein akribischer interner Kommunikationsplan, welcher Teil der Gesamtkommunikation ist. Gut vorbereitet ist halb kommuniziert.
Am Tag X wird kommuniziert
Eine goldene Regel in der Kommunikation lautet: Intern vor extern. So sind es dann am Tag X, wenn die Kommunikation lanciert wird, die Mitarbeitenden, die zuerst mit den News konfrontiert werden. Kurz darauf – oft noch am gleichen Tag – zieht die Kommunikation auch externe Kreise. Sind Mitarbeitende mit einem Vorlauf und umfassend informiert, wirken sie auch als wertvolle Multiplikatoren und können die Botschaft in ihren persönlichen Communities weiterverbreiten. A propos wertvoll: Dieser Benefit erfolgt in einer besonderen Währung, nämlich in Form von Vertrauen. Gut informierte Mitarbeitende sind zufriedener. Damit sinkt das Fluktuationsrisiko von Schlüsselpersonen und neue Talente sind einfacher zu gewinnen. Gerade bei Fachkräftemangel ist dies zentral.
Von einer effektiven internen Kommunikation im Nachfolgeprozess hängt unter anderem ab, ob ein KMU das nächste Kapitel voller Vertrauen und Vorfreude aufschlagen kann.
Fazit
Wann der richtige Zeitpunkt für die interne Kommunikationsplanung ist, hängt vom Zeitplan des Nachfolgeprozesses ab. Wann dieser Prozess stattfindet und wie detailliert die Planung erfolgt, hängt von der der verfügbaren Zeit bis zum Wechsel ab. Grundsätzlich gilt: Je näher der Übergang rückt, desto genauer und umfassender soll die Planung und Vorbereitung der Massnahmen sein. Ideal ist, wenn die Kommunikation rund drei Monate vor dem Tag X aktiv angegangen wird. Die Nachfolge eines KMU ist einschneidend, wenn es in neue Hände kommt, die Führung wechselt, eine Familientradition aufhört oder die nächste Generation in den Startlöchern steht. Die Reputation und die Unternehmenskultur stehen auf dem Prüfstand.
Darum: Bauen Sie mittels Kommunikation ein starkes Fundament schreiten Sie selbstbewusst in die Zukunft.